gambar flowchart

Tugas wawancara

CATATAN WAWANCARA DENGAN MANAJER PENJUALAN

Ø  Fajar : Produk apa saja yang dijual perusahaan anda?

Ø  Tono : Disini ada dua jenis produk yang ada di hampir semua penjualan kami. Kami disini menjual produk buku buku pelajaran sekolah dan buku tulis.

Ø  Fajar : Siapa saja yang suah menjadi pelanggan-pelanggan anda?

Ø  Tono : Hampir semua penjualan kami dilakukan di toko-toko buku yang ada di indonesia

Ø  Fajar : Bagaimana cara para pelanggan anda dapat  mengetahui barang-barang yang anda jual?

Ø  Tono : Perwakilan penjualan kami melakukan survey ke berbagai toko buku dan menunjukkan produk-produk kami ini.

Ø  Fajar : Dapatkah anda jelaskan bagaimana cara pemesanan  perusahaan anda?

Ø  Tono : Caranya manajer toko buku mengirimkan pesanan dengan perincian buku yang diinginkan . kemudian bagian pencatat pemesanan penjualan kami akan memproses semua pesanan yang diterima

Ø  Fajar : Bagaimana pesanan pelanggan dapat dipenuhi? Dan apakah prosesnya berbeda menurut jenis produk yang dipesan?

Ø  Tono : Untuk sekarang ini, sistem untuk pemenuhan pesanan sama untuk semua produk kami. Suatu pesanan dapat saja beberapa produk yang berbeda, slip pengambilan yang di cetak di akhir proses pencatatan pemesanan akan  diberikan kepada karyawan gudang yang menggunakan dokumen  untuk mencari dan mengambil barang-barang yang akan  dipesan. Selanjutnya karyawan gudang akan menyusun barang-barang yang dipesan,  Lalu mereka memasukkannya ke dalam kotak dengan sebuah salinan dari slip pengambilan, memperbarui data kuantitas yang benar-benar diambil dari gudang, dan menyerahkan ke bagian pengiriman. Begitu tugas pengiriman barang-barang dan slip pengambilan dari gudang. Lalu mereka , akan mempersiapkan slip pengepakan, yang menandakan bahwa barang-barang akan dikirim, satu salinan slip akan  dikirim ke petugas penagihan. Sedangkan slip yang asli yang melekat di kotak diberikan ke kurir yang akan  mengirim barang-barang itu ke pihak pemesan . Di sinilah, kurir akan bertanggung jawab terhadap pengiriman ke pihak pemesan

Ø  Fajar : Bagaimana cara penagihan  untuk penjualan yang  dilakukan perusahaan?

Ø  Tono : Bagian penagihan kami membandingkan slip pengepakan dengan pesanan penjualan. Jika terdapat perbedaan, dan tidak jelas itu kenapa, staf piutang usaha kami akan membuat beberapa pemeriksaan. Data-data penting bagi penagihan pelanggan itu dimasukkan ke sistem. Lalu sistem tersebut akan  menyimpan data dan mencetak faktur. Selanjutnya faktur tersebut akan menjelaskan barang dan jumlah yang dikirim, total jumlah terutang, dan tanggal jatuh tempo. Lalu disertakan pada faktur adalah sobekan pembayaran yang akan dipotong oleh pelanggan dan akan  disertakan sebuah cek. Sobekan pembayaran tersebut berisi nomor pelanggan, nomor faktur, dan jumlah yang terutang. Lalu bagian penagihan akan mengirim faktur ke toko buku.

Ø  Fajar : Bagaimana cara perusahaan anda dibayar untuk produk-produk yang dijualnya?

Ø  Tono: Begitu barang-barang dan faktur diterima, toko buku mengirim cek bersama dengan berita pembayaran. Bagian penerima kas kami akan  membandingkan pembayaran dan faktur. Mereka akan mencatat penerimaan kas ke dalam sistem. Selanjutnya,cek-cek itu disetorkan ke bank.

Flowchart :

 

Pemilik perusahaan

Sistem penjualan buku

pembeli

DFD :

                                                         Buku dipesan                                                                        Laporan keuangan

                                                         Buku dibeli

Rangkuman Bab 5 sampai 7

BAB 5-7

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

ü  File transaksi digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian didalam proses bisnis organisasi. Atribut-atribut record transaksi meliputi data transaksi, pelaku yang berhubungan dengan transaksi lainnya (misalnya pelanggan, pemasok, tenaga penjual), dan uraian barang/jasa yang berhubungan dengan kejadian (misalnya harga, dan kuantitas persediaan yang dijual).

ü  Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi :

Ø  Tentukan kejadian-kejadian didalam proses

Ø  Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam sistem komputer.

Ø  Keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat dalam SIA.

Ø  Keluarkan kejadian pemeliharaannya.

Kejadian dan Tabel Induk

Untuk mengidentifikasi dua jenis entitas dimana tabel induk umumnya digunakan. Daftar ini akan diperluas dengan menambah tabel induk kas dan buku besar.

Ø  Barang / jasa

Ø  Agen

Ø  Kas

Ø  File induk buku besar

Membuat tabel induk salah satu alasan pembuatan tabel induk adalah untuk menghemat waktu entri  data dan ruang penyimpanan.

Ø  Atribut dan Hubungan

Kunci utama (primary key) adalah atribut yang secara unik mengidenifikasi record ditabel. Ketika record ditambahkan ke tabel, setiap record digunakan sebagai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.

Kunci asing (foreign record) adalah filed ditabel yang merupakan kunci utama dibeberapa file lainnya. kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya.

Ø  Hubungan Antartabel

Kardinalitas hubungan menunjukkan beberapa banyak kejadian dari suatu jenis entitas dihubungkan dengan jenis entitas lainnya. Kardinalitas berikut digunakan dalam desain basis data :1) satu dengan satu (1,1); 2) satu dengan banyak (1,m); 3)banyak dengan banyak (m,m).

Ø  Menentukan Kardinalitas

Tidak  mudah untuk menentukan kardinalitas hubungan. Ingat bahwa setiap pola membuat dua pernyataan independen tentang hubungan antarentitas. Juga, ingat bahwa sisi kejadian dari hubungan mengacu pada keterjadian sepanjang waku.

Signifikansi Konsep untuk Aplikasi Basis Data.

Bagian ini menjelaskan tiga konsep kunci utama, kunci asing, dan hubungan yang  terdahulu. Konsep-konsep ini dalam mendesain laporan, formulir dan pengendalian.

Ø  Mengimplementasikan dokumen dan laporan

Ø  Mengimplementasikan formulir input

Ø  Mengontrol data SIA : integritas referensial.

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

.

Ø  Jenis-Jenis Laporan 

Laporan daftar sederhana (simple resort report) adalah daftar transaksi penjualan. Laporan perincian yang dikelompokkan (grouped detail report) adalah daftar transaksi penjualan yang dikelompokkan menurut jenis produk yang dijual dengan subtotal untuk setiap jenis produk. Laporan ringkasan (summary report) hanya memberikan ringkasan angka-angka penjualan, seperti total penjualan untuk setiap produk, tanpa mendaftar masing-masing transaksi penjualan terakhir. Laporan entitas tunggal (single entity report), seperti faktur penjualan hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian.

Ø  Tata Letak Laporan

Header halaman (page header) dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas setiap halaman. Footer halaman (page footer) tampak dibagian bawah setiap halaman dan biasanya mencakup nomor halaman. Footer laporan (report folder) terlihat satu kali, dibagian akhir laporan. Perincian laporan (report detail) berisi informasi utama dilaporan. 

Ø  Organisasi Laporan

Dalam mengorganisasikan laporan seseorang dapat menentukan hal-hal seperti berikut ini :

Ø  Data dikelompokkan menurut produk.

Ø  Header kelompok memiliki data acuan dari tabel persediaan.

Ø  Bagian perincian kelompok mendaftar transaksi informasi berasal dari tabel perincian penjualan dan tabel penjualan.

Ø  Footer kelompok meliputi perhitungan ringkasan jumlah barang digudang sekarang.

Laporan Kejadian

Ø  Daftar Kejadian Sederhana

Daftar kejadian sederhana (simple event lists) menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau subtotal.

Ø  Laporan Perinci Kejadian Dikelompokkan

Laporan perinci kejadian yang dikelompokkan (grouped event detail reports) menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokkan menurut barang / jasa atau agen. Laporan seperti itu mencakup data acuan mengenai barang / jasa atau agen maupun perincian kejadian yang berhubungan dengan barang / jasa atau agen.

·         Laporan Ringkasan Kejadian

Laporan ringkasan kejadian (event summary report) meringkas berbagai macam kejadian menurut berbagai parameter.

·         Laporan Satu Kejadian

Laporan satu kejadian (single event report) menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Sering kali, laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok.

Ø  Daftar Acuan dan Laporan Status

ü  Daftar Acuan

Daftar acuan (reference lists) hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel induk.

ü  Laporan Status

Laporan status (status report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen.

ü  Laporan status perincian berkelompok (grouped detail status report) menampilkan data ringkasan dan biasanya beberapa data acuan mengenai barang, jasa, atau agen maupun kejadian (perincian yang mendukung) yang menyebabkan perubahan data ringkasan

MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR 

Ø  Hubungan antara Formulir Input dan Tabel

Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir. Hanya hubungan pertama saja yang memiliki hubungan satu dengan satu antara formulir dan tabel.

ü  Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel

ü  Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih

ü  Dua formulir atau lebih untuk mencatat data disatu tabel.

v  Jenis Formulir Input

·         Formulir entri satu record (single record entry form) hanya menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir entri bentuk tabel (tabular entry form) menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record disatu tabel. Jenis formulir ini sering kali digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian.

·         Formulir entri multitabel (multi-table entry form) digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel. Formulir utama (main formulir) memiliki dia bagian-bagian utama yang digunakan untuk menambahkan data ke”suatu”tabel, dan subformulir (sub form) yang digunakan untuk menambahkan data ke”banyak” tabel.

Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan

UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan system. Use case adalah urutan langkah –langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan system untuk suatu tujuan tertentu. Pelaku dapat berupa orang, computer, atau bahkan sustem lain, tetapi kita akan memfokuskan pada pelaku manusia. 

Interaksi dengan Formulir : Mengendalikan Input SIA

·         Elemen-elemen antar Formulir

Elemen antarmuka formulir (form interface elements) merupakan objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan. Beberapa elemen antarmuka yang umum adalah kotak teks, label, fitur pencarian, tomnol perintah, tombol radio, dan kotak cek.

·         Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Entri Data

pengendalian berikut ini dapat digunakan pada formulir entri untuk meningkakan akurasi dan efisiensi entri data.

1.      Kunci utama

2.      Fitur pencarian

3.      Pemindaian

4.      Pemeriksaan record

5.      Konfirmasi

6.      Integritas referensial

7.      Pemeriksaan format

11.  Nilai yang dihasilkan computer

12.  Meningkatkan pengguna untuk menerima/menolak data

Ø  Mendesain Formulir

Ø  Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan Formulir yang Diperlikan

Untuk mengidentifikasi formulir yang diperlukan, pertama kali kita mengidentifikasi kejadian-kejadian didalam proses bisnis. Kita akan mengidentifikasi formulir yang diperlukan untuk contoh Fairhaven Convenience Store. Kemudian kita akan mendesain masing-masing formulir. Dua kejadian dapat diidentifikasi dinarasi Fairhaven Convenience Store : Melakukan penjualan dan Menyetorkan kas.

Ø  Formulir Entri Data Satu Record : Tabel Arsip Manajer untuk Fairhaven Covenience Store.Jenis formulir pertama yang akan kita bahas adalah formulir satu record.

Ø  Formulir Satu Record : Formulir Setoran .Formulir saru record juga dapat digunakan untuk mencatat data transaksi

Ø  Formulir Entri Data Bentuk Tabel : Arsip Persediaan untuk Fairhaven Convenience Store .Formulir bentuk tabel memiliki desain seperti kertas kerja yang berguna untuk menambahkan lebih dari satu record ke satu tabel.

Ø  Formulir Entri MultitabelFormulir entri multitabel untuk mencatat penjualan. Formulir tersebut disusun kedalam format formulir utama/sub formulir.